Bedrijfsvoering · 19 augustus 2026

Wat kost jouw grootste tijdvreter echt? Doe de rekensom

Wat kost jouw grootste tijdvreter echt? Doe de rekensom

Vraag een zaakvoerder wat zijn grootste tijdvreter is en het antwoord komt meteen: de facturatie, het overtypen van bestellingen, het opvolgen van offertes. Vraag wat die tijdvreter per jaar kost, en het wordt stil.

Nochtans is dat het enige getal dat telt wanneer je beslist wat je eerst aanpakt. Ergernis is geen prioriteit. Een bedrag wel.

Dit is de rekensom die wij in elke audit maken, samen met de zaakvoerder, op zijn eigen cijfers. Je kan ze vandaag zelf doen. Vier stappen.

Stap één: kies één taak, niet een categorie

Niet "de administratie". Wel: inkomende facturen verwerken. Bestellingen uit de webshop overtypen in de facturatie. Uren uit de planning overzetten voor de lonen. Hoe concreter de taak, hoe eerlijker de som. Wie met "administratie" rekent, komt uit op een getal waar niemand iets mee kan.

Stap twee: tel de echte uren

Hier gaat het meestal mis, in beide richtingen. De schatting uit het geheugen ("een uurtje per dag") mist standaard drie dingen: het opzoeken wanneer iets niet klopt, het verbeteren van fouten achteraf, en het schakelen tussen taken. Wie het een week bijhoudt, komt bijna altijd hoger uit dan de schatting.

Neem voor de oefening je gevoelsmatige schatting en hou ze aan de voorzichtige kant. De som hieronder wordt indrukwekkend genoeg zonder te overdrijven.

Stap drie: reken met de geladen kost, niet met het brutoloon

Een uur werk kost geen brutoloon. Het kost brutoloon plus RSZ, vakantiegeld, eindejaarspremie, verzekeringen, verlofdagen en de vaste kosten errond, gedeeld door de uren die iemand echt productief is. Voor een administratief profiel in Vlaanderen land je dan al snel op 40 tot 50 euro per gewerkt uur. Reken gerust met 45.

Dit is het cijfer dat de meeste zaakvoerders nooit gebruiken, en het is de helft van het verschil tussen "ach, dat hoort erbij" en "dit moet weg".

Stap vier: maal 52, en dan eerlijk korten

Acht uur per week, aan 45 euro, maal 52 weken: 18.720 euro per jaar. Voor één taak.

Nu eerlijk korten, want automatisering vangt zelden alles. De uitzonderingen, de rare gevallen, de controle door een mens: die blijven. Reken op 60 tot 80 procent van het werk dat verdwijnt. Dan blijft er tussen de 11.000 en 15.000 euro per jaar over. Nog altijd voor die ene taak.

Wat het getal betekent, en wat niet

Twee kanttekeningen die de som eerlijk houden.

De bespaarde tijd wordt pas geld als je er iets mee doet. Niemand schrijft een factuur van 15.000 euro uit aan zichzelf. Wat je wint is capaciteit: dezelfde mensen die meer aankunnen, groei zonder extra aanwerving, minder overuren, minder fouten. Dat is echte waarde, maar ze komt niet vanzelf op de rekening te staan.

En het getal is vooral een rangschikking. Doe de som voor je drie grootste tijdvreters en de volgorde ligt vast, op cijfers in plaats van op ergernis. Welke je daarna als eerste aanpakt, en waarom dat niet altijd de grootste is: dat schreven we eerder uit in welk proces automatiseer je eerst?

Grote kans trouwens dat je grootste tijdvreter geen taak is, maar een brug tussen twee systemen die niet met elkaar praten. Waarom dat zo vaak zo is: jij bent de koppeling.

Simulacrum helpt Belgische kmo's om AI en automatisering juist in te zetten, te beginnen bij de processen die er echt toe doen. In onze AI-audit maken we deze rekensom live, op jouw cijfers, voor je drie grootste tijdvreters. Je krijgt er een rapport bij dat toont waar je staat, per categorie, met het bewijs erbij.