Data & regelgeving · 19 augustus 2026
Je facturen zijn nu data. Doe je er iets mee?
Sinds 1 januari 2026 mag je geen pdf meer sturen naar een andere Belgische onderneming. Facturen tussen btw-plichtigen gaan via het Peppol-netwerk, in een gestructureerd formaat. De tolerantieperiode liep af op 31 maart. Sindsdien staan er boetes op: 1.500 euro voor een eerste overtreding, 3.000 voor een tweede, 5.000 voor elke volgende.
De meeste kmo's hebben dat geregeld. Access point gekozen, ondernemingsnummer geregistreerd, vinkje gezet.
En daar is het gestopt.
Wat er eigenlijk veranderd is
Een pdf is een foto van een factuur. Er moet een mens naar kijken. Iemand leest het bedrag, tikt het over, kiest een boekingscode, klikt door.
Een Peppol-factuur is geen foto. Het is een gestructureerd bestand waarin elk veld apart benoemd staat: leverancier, ondernemingsnummer, factuurdatum, vervaldag, elke lijn afzonderlijk, btw-tarief per lijn, totaal. Software kan het lezen zonder te gokken.
Dat betekent dat je sinds januari elke maand data binnenkrijgt over je eigen uitgaven. Niet een stapel documenten. Data.
En België zit hier verder dan bijna iedereen. Van alle bedrijven wereldwijd die op het Peppol-netwerk geregistreerd staan, zit ruim de helft in België. Dat is geen detail. Het betekent dat je leveranciers er al op zitten, dat je klanten er al op zitten, en dat de stroom al loopt.
Alleen: bij de meeste bedrijven loopt die stroom naar een printer.
Wat je ermee kan
Zodra facturen als data binnenkomen in plaats van als documenten, wordt een hele reeks dingen mogelijk die daarvoor te duur waren om met de hand te doen.
Je uitgaven per leverancier, zonder export. Geen kwartaal wachten op je boekhouder om te zien waar het geld naartoe gaat. De vraag "hoeveel gaven we vorig jaar uit aan die leverancier" wordt een opzoeking van drie seconden in plaats van een klus van een halve dag.
Prijsstijgingen die opvallen. Als dezelfde leverancier dezelfde lijn factureert aan een hoger tarief dan zes maanden geleden, is dat een verschil tussen twee getallen. Software ziet dat. Een mens die twintig facturen per week doorklikt, ziet dat niet.
Dubbele facturen en spookleveranciers. Klassieke factuurfraude werkt omdat niemand alle facturen naast elkaar legt. Als ze allemaal in hetzelfde gestructureerde formaat binnenkomen, kan je ze wel naast elkaar leggen.
Een cashflowvoorspelling die klopt. Elke inkomende factuur bevat een vervaldag. Elke uitgaande ook. Je hebt daarmee, zonder één cel in Excel te tikken, een beeld van wat er de komende zestig dagen buiten- en binnengaat.
Boekingsvoorstellen in plaats van boekingen. Dit is waar het interessant wordt. Als het systeem de leverancier herkent en de vorige twintig facturen van diezelfde leverancier op dezelfde rekening geboekt zijn, hoeft niemand die code nog te kiezen. Iemand moet nog bevestigen. Maar bevestigen is werk van seconden, invoeren is werk van minuten.
Dat laatste punt verdient nuance: automatisch boeken betekent niet onbewaakt boeken. Er blijft een mens die goedkeurt. Het verschil is dat die mens nu een lijst afvinkt in plaats van een stapel invult.
Waarom nu, en niet in 2028
Er komt nog iets aan. Vanaf januari 2028 start de verplichte quasi-realtime btw-rapportage. Je factuurgegevens gaan dan niet alleen naar je klant, maar ook naar de fiscus, kort na de transactie.
Dat is over anderhalf jaar. Het lijkt ver. Maar het betekent dat de kwaliteit van je factuurdata dan zichtbaar wordt op een manier die ze nu niet is. Wie zijn data vandaag rommelig laat, ruimt dat in 2027 in paniek op. Wie er nu orde in zet, merkt in 2028 nauwelijks dat er iets veranderd is.
Ondertussen is het fiscaal ook niet onaantrekkelijk. Op abonnementen voor facturatiesoftware geldt een verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor de inkomstenjaren 2024 tot en met 2027, en er is een verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen. Je accountant kan je precies zeggen wat in jouw situatie van toepassing is.
De voorwaarde die niemand vermeldt
Dit werkt alleen als je facturen in één systeem terechtkomen.
Dat is bij veel kmo's niet zo. De verkoopfacturen zitten in het ene pakket, de inkoopfacturen komen binnen bij een tweede, de boekhouder werkt in een derde, en er is nog een mailbox waar dingen naartoe gaan die nergens anders passen. Elk stuk apart is misschien Peppol-conform. Samen leveren ze nog altijd geen bruikbaar beeld op.
Wij zijn dat op dit moment zelf aan het opruimen voor onze eigen boekhouding: één inbox voor inkomende facturen, één pakket dat uitgaande facturen uitstuurt, betalingen en bankverkeer die daar automatisch in landen. Het is minder spannend werk dan het klinkt. Het is ook het soort werk dat je één keer doet en daarna tien jaar plezier van hebt.
Waar je aan ziet dat het bij jou nog niet loopt
Drie vragen. Als je op één ervan nee moet antwoorden, ligt er werk.
- Komen al je inkomende facturen op één plek binnen, of moet iemand nog uit een mailbox vissen?
- Kan je vandaag zien wat je dit jaar aan je vijf grootste leveranciers betaald hebt, zonder het aan je boekhouder te vragen?
- Wordt er nog iemand in je bedrijf betaald om factuurgegevens over te tikken?
De verplichting van januari was het vervelende deel. Dat is achter de rug. Wat overblijft is een databron die je gratis binnenkrijgt en waar de meeste van je concurrenten nog niets mee doen.
Deze verplichting staat niet op zichzelf. In wat de AI Act nu concreet van je vraagt kijken we naar een tweede regel die er in de praktijk anders uitziet dan op papier, in kan je AI betalen met de kmo-portefeuille? naar wat de overheid wel en niet mee betaalt, en in AI wordt goedkoper, je factuur niet naar waarom dalende modelprijzen zich niet vanzelf vertalen naar jouw kosten.